RSS Challenge Almere Amsterdam

Werkplan Coördinator Office

Doel:    

-    Het uitgeven van voertuigen welke benodigd zijn op het parcours of voor andere zaken gebruikt worden ten behoeve van het evenement. 

-    Het uitgeven van waardevolle zaken als portofoons en dergelijke.

-    Het bijhouden van een deugdelijke administratie die eventueel gebruikt kan worden om schades of vermissing te achterhalen

Werkwijze:

Het aansturen van medewerkers volgens onderstaande werkwijze. De medewerkers dienen in de week voor het evenement gebrieft te worden over de gang van zaken. Tevens dienen zij op de hoogte te zijn van de manier van archiveren. 

Voertuigen:

Er wordt een lijst opgemaakt met voertuigen welke gereserveerd zijn door de diverse onderdelen van het evenement. De personen op deze lijst hebben voorrang op personen die niet op de lijst staan, maar wel een voertuig willen gebruiken. Uitgifte van voertuigen aan personen die niet op de lijst staan, kan alleen als daar een opdracht toe is gegeven door een manager of een directielid. In alle andere gevallen beslist de manager RSS.

De bestuurder dient een bestuurdersverklaring te tekenen. Met de app KopieID worden de rijbewijzen gefotografeerd en gemaild naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Dit is een app, die alle regels van de overheid hanteert omtrent het scannen van legitimatiebewijzen.  Naast de bestuurdersverklaring tekent de betreffende bestuurder ook voor de staat waarin het voertuig aan hem/haar geleverd wordt. Samen met een medewerker van Office wordt er een ronde gelopen om en in het voertuig, alle gebreken of schades worden genoteerd op het te tekenen formulier. Tevens worden er van nieuwe beschadigingen foto’s gemaakt, de nummers van de foto’s worden op het formulier vermeld. De kilometerlijst wordt gecontroleerd met de huidige kilometerstand, en eventueel gecorrigeerd.

Datum, tijd en bestuurder worden op een aparte lijst gezet, ook daar wordt door de betreffende bestuurder voor getekend. Het voertuig wordt in dezelfde staat ingeleverd als dat men het mee kreeg. Indien alles compleet is, krijgt de betreffende bestuurder een getekend bewijs mee dat het voertuig in goede staat weer is ingeleverd. Ingevulde bestuurdersverklaringen worden in een afgesloten kast bewaard. Bij het einde van het evenement worden alle bestuurdersverklaringen en de bijbehorende kopieën van het rijbewijs, vernietigd. Uitzondering voor de bestuurders waarbij schade of vermissing is geconstateerd, deze formulieren worden, tezamen met het schaderapport, aan de directie overhandigd.

 

Schadeprotocol

Op het moment dat een auto teruggebracht wordt, loopt de medewerker van Office een rondje om de auto met de persoon die de auto komt inleveren. Samen wordt er geconcludeerd of er nieuwe schade gemaakt is aan de auto. Reeds bekende schade is te vinden in de map van de desbetreffende auto met daarbij omschrijving en foto’s. Nieuwe schade moet worden genoteerd aan de hand van een Europees schadeformulier, dit moet door de bestuurder ingevuld worden en vervolgens ingeleverd worden bij Office. Uitleg over het in te vullen schadeformulier is bij Office te verkrijgen. Mocht de bestuurder moeite hebben met het invullen, help hier dan bij. Elk schadeformulier wordt opgenomen in de map van de betreffende auto. Naast het schadeformulier neemt de medewerker Office foto’s van de schade en stuurt deze naar de coördinator Office met daarbij het kentekennummer, zodat het duidelijk is welke auto het treft. Daarnaast wordt de schade opgeschreven op de schadelijst in de map van de betreffende auto.

Waardevolle zaken:

Er is een lijst van mensen waarop staat welke zaken zij komen ophalen, het tijdstip kan variëren. Controleer de identiteit indien je de persoon niet kent, geef hem/haar de zaken en controleer deze samen. Na akkoord tekent de betreffende persoon voor ontvangst. Bij het inleveren controleer je of de zaken in dezelfde staat weer zijn ingeleverd (accu’s mogen wel leeg zijn), indien alles in orde is, geef je de betreffende persoon een getekend bewijs van inlevering. Er wordt alleen uitgegeven aan personen die op de

Vrijwilligerstasjes

De vrijwilligerstasjes worden ook door Office uitgegeven. De coördinator dient ervoor te zorgen dat de tasjes gerangschikt zijn, waardoor het uitgeven makkelijker wordt. Daarnaast dient de coördinator ervoor te zorgen dat de tasjes op de juiste plaats en tijd voor de juiste personen beschikbaar zijn. Dit wordt in overleg gedaan met de manager RSS en de manager vrijwilligers. 

De tasjes worden via dezelfde werkwijze uitgegeven als de overige materialen. Bij de motorbrigade zitten er in de tasjes ook hesjes. Deze dienen aan het eind van het evenement terug ingeleverd te worden. Hier dient ook voor getekend te worden. Vermeld dit bij de uitgifte van de tasjes. Tevens krijgen de motorrijders een motornummer, deze moeten zij op hun motoren bevestigen. Dit wordt gedaan met tape. Zorg ervoor dat er tape beschikbaar is bij de balie, zodat zij dit direct kunnen doen. 

Informatie verschaffen

Naast de uitgifte en administratie is er een kans dat er toeschouwers, vrijwilligers en atleten vragen komen stellen tijdens het evenement. Het is daarom handig dat er een plattegrond beschikbaar is. Daarnaast zijn er foldertjes beschikbaar met informatie, dit kan handig zijn om een vraag te beantwoorden. Indien je een vraag niet kan beantwoorden kun je de persoon in kwestie doorverwijzen naar een andere manager of vrijwilliger in de buurt die het wel weet. Instrueer de medewerkers ook met betrekking tot het beantwoorden van vragen en de communicatie daaromtrent. De communicatie met vrijwilligers staat omschreven in het communicatieplan.

Praktische informatie

Office bevindt zich op Esplanade in een keet vlakbij de vrijwilligerstent en is geopend van 08:00 uur tot 19:00 uur. Op evenementdagen kan er van deze tijden afgeweken worden in overleg met manager RSS. Indien een medewerker eerder een auto nodig heeft, dient hij deze de dag ervoor voor 19:00 uur op te halen. Afhankelijk van de woonlocatie kan de medewerker de auto meenemen, in deze gevallen bepaalt de manager RSS. 

De coördinator Office draagt zorg en is verantwoordelijk voor een correcte afhandeling en deugdelijke administratie. Daarnaast is de coördinator Office verantwoordelijk voor een goede begeleiding en instructie voor de medewerkers Office. Zorg voor een dag dekkende bezetting met beschikbare vrijwilligers. Maak een rooster, waarin pauzes opgenomen zijn. 

Benodigde papieren en overige informatie zijn te verkrijgen bij de manager RSS in het document projectplan en documentenmap Office.

 

Functiebeschrijving Coördinator Fietsparcours Challenge Almere-Amsterdam

Doel

• Realiseren van een voor zowel deelnemers, toeschouwers als vrijwilligers – alsmede de voertuigen waarvan zijn gebruik maken - duidelijk uitgezet en veilig fietsparcours van de wedstrijden in het kader van de Challenge Almere-Amsterdam. 

 

Taken

• Toezien op en mede-uitvoering geven aan een correcte voorbereiding en uitzetting van het fietsparcours, conform met de organisatie en betrokken instanties gemaakte afspraken en vooraf vastgestelde criteria.
• Toezien op en mede-uitvoering geven aan een correcte afbouw van het fietsparcours, na afloop van het evenement, conform gemaakte afspraken en vooraf vastgestelde criteria.
• Toezien op en mede-uitvoering geven aan een veilige, correcte en tijdige uitvoering van de taken van allen die betrokken zijn bij de beveiliging van en gang van zaken op het fietsparcours tijdens het evenement, zodanig dat de veiligheid van deelnemers, publiek en betrokken vrijwilligers wordt gemaximaliseerd en de wedstrijd ordentelijk verloopt.
• Voorafgaand en tijdens het evenement dienen als centraal aanspreekpunt voor de drie calamiteitenmotorrijders en de Centraalpost (CP) aangaande de veiligheid op en beveiliging van het fietsparcours.
• Veiligheids- en beveiligingsaspecten ten aanzien van het gehele parcours afstemmen met manager water en coördinator loopparcours.
• Waar nodig contact onderhouden met aanwonenden, aanpalende bedrijven en andere belanghebbenden voorafgaand aan en tijdens de afsluiting van het fietsparcours.
• Toezien op een volgens de draaiboeken verlopende taakuitvoering van de verkeersregelaars langs het fietsparcours.
• Verstrekken van aanwijzingen aan toeschouwers, indien de veiligheid door hun handelen mogelijk in het geding is.
• Aansturen van de assistent-coördinator fietsparcours en drie calamiteitenmotorrijders.

 

Verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor een tijdige op- en afbouw van het fietsparcours (dranghekken en pylonen plaatsen en verwijderen). Daarbij behoort ook het toezien op het tijdig en volgens instructies aanwezig zijn van verkeersregelaars op de daartoe aangewezen punten langs het parcours.
• Verantwoordelijk voor een veilige en correct verlopende wedstrijd op het fietsparcours.
• Eindverantwoordelijk voor de tijdige, correcte en – waar nodig en afgesproken – volledige afsluiting van het fietsparcours. Afkondigen hard closure en soft closure en verantwoordelijk voor de handhaving hiervan teneinde de veiligheid voor deelnemers, toeschouwers, andere weggebruikers, vrijwilligers en deelnemers te optimaliseren.

 

Bevoegdheden

• Aansturen van drie motorrijders, elk verantwoordelijk voor een vooraf vastgesteld deel van het fietsparcours, alsmede een assistent-coördinator.
• Bevoegd tot het doen van aanpassingen ten opzichte van het vastgestelde draaiboek, indien de veiligheid en/of correcte uitvoering van het evenement dit vereist, in overleg met de manager RSS en overige belanghebbenden.
• Aanwijzingen geven aan publiek en personen die zich op en rond het fietsparcours begeven; hen verzoeken zich elders op te houden. Indien nodig escaleren naar de politie (via CP).
• Gevraagd en ongevraagd adviseren van de wedstrijdleiding, manager RSS en collega-coördinatoren bij onverwachte gebeurtenissen en (potentieel) gevaarlijke situaties die een inbreuk (kunnen) vormen op een veilig en ordentelijk verloop van de wedstrijden, zoals plotselinge weersveranderingen, ongevallen, gevaarlijke punten in het parcours, incidenten tussen verkeersregelaars en publiek, blokkades door publiek of dieren, enz.

 

Uitrusting auto’s coördinator en assistent-coördinator fietsparcours

• Stationwagen of SUV.
• Aanduidingen op de auto van de Challenge.
• Oranje zwaailamp.
• EHBO-koffer.
• AED (evt.).
• Voorraadje pylonen.
• Afzetlint.
• Isolatiedekens.
• Portofoon, oortje en spreeksleutel.
• GPS-tracker.
• Schep en bezem.
• Parcoursplattegronden.
• Postinstructies van iedere verkeersregelaarspost.

 

Werkplan Coördinator Loopparcours Challenge Almere-Amsterdam 

 

Doel coördinator loopparcours:

Het doel van de coördinator loopparcours is ervoor zorgen dat het looponderdeel tijdens de wedstrijd op een veilige, en voor iedereen eerlijke, wijze kan verlopen. Dit in samenwerking en overleg met CP en overige coördinatoren.

 

Verantwoordelijkheden:

• Verantwoordelijk voor het op een veilige en correcte verlopend looponderdeel van de wedstrijd. Dit in de brede zin van het woord voor alle deelnemers, vrijwilligers en overige weggebruikers
• Verantwoordelijk voor de op en afbouw van het loopparcours
• Verantwoordelijk voor het aangeven van een soft en hard closure van het parcours,
• Indien noodzakelijk voor de veiligheid het maken van aanpassingen van het parcours of draaiboek. Eventueel in overleg met CP of overige coördinatoren.
• Indien noodzakelijk adviseren en of ondersteunen van CP en overige coördinatoren om eventuele gevaarlijke situaties te voorkomen.

 

Taken:

• Zorg dragen voor een juiste voorbereiding en opbouw van het loopparcours, zoals afgesproken en vastgelegd in het draaiboek
• Zorg dragen voor het op de juiste manier afbouwen van het loopparcours na het evenement.
• Vrijwilligers, toeschouwers en overige weggebruikers adviseren, helpen en aanwijzingen geven.

 

Werkplan Coördinator Motoren Challenge 

 

Doel:

Coördineren van de werkzaamheden uitgevoerd door de motorploeg tijden het evenement Challenge Almere-Amsterdam.

Plannen en bespreken in het voortraject en tijdens het evenement zorgen voor het duidelijk en veilig uitvoeren van de verschillende werkzaamheden, deels in contact met CP.

 

Werkwijze:

Aansturen, met behulp van de assistent coördinatoren, van de motorploeg voor en tijdens het evenement.

 

Taken:

• Toezien op en mede-uitvoering geven aan een veilige, correcte en tijdige uitvoering van de taken van allen die betrokken zijn bij de uitvoering van en gang van zaken binnen de motorploeg tijdens het evenement, zodanig dat de veiligheid van deelnemers, publiek en betrokken vrijwilligers wordt gemaximaliseerd en de wedstrijd ordentelijk verloopt.
• Voorafgaand en tijdens het evenement dienen als centraal aanspreekpunt voor de drie assistent-coördinatoren en de Centraalpost (CP) aangaande de motorploeg en de taken die aan de motorploeg zijn toebedeeld alsmede andere afdelingen binnen de organisatie.
• Mogelijke veiligheids- en beveiligingsaspecten ten aanzien van het (fiets) parcours actief signaleren en communiceren met manager RSS en coördinator fietsparcours
• Waar nodig contact onderhouden met aanwonenden, aanpalende bedrijven en andere

belanghebbenden voorafgaand aan en tijdens het evenement

• Toezien op een volgens de draaiboeken verlopende taakuitvoering van de

motorploeg

• Verstrekken van aanwijzingen aan toeschouwers, indien de veiligheid door hun handelen mogelijk in het geding is.
• Aansturen van de assistent-coördinatoren motorploeg 

 

Verantwoordelijkheden

 

• Verantwoordelijke voor een duidelijke instructie richting deelnemers motorploeg op gebied van taken, veiligheid en communicatiemiddelen.
• Verantwoordelijk voor een tijdige, kwalitatief correcte uitvoering van werkzaamheden door de motorploeg.
• Verantwoordelijk voor een veilige en correct verlopende wedstrijd voor alle motorrijders deel uitmakend van de motorploeg. 
• Verlenen van eerste opvang motorrijders na calamiteiten

 

Bevoegdheden

• Aansturen van de motorploeg.
• Bevoegd tot het doen van aanpassingen ten opzichte van het vastgestelde draaiboek,

indien de veiligheid en/of correcte uitvoering van het evenement dit vereist, in overleg

met de manager RSS en overige belanghebbenden.

• Aanwijzingen geven aan publiek en personen die zich op en rond het parcours

begeven; hen verzoeken zich elders op te houden. Indien nodig escaleren naar de politie (via CP).

• Gevraagd en ongevraagd adviseren van de wedstrijdleiding, manager RSS en collega-coördinatoren bij onverwachte gebeurtenissen en (potentieel) gevaarlijke situaties die een inbreuk (kunnen) vormen op een veilig en ordentelijk verloop van de wedstrijden, zoals plotselinge weersveranderingen, ongevallen, gevaarlijke punten in het parcours, incidenten tussen verkeersregelaars en publiek, blokkades door publiek of dieren, enz.

 

Uitrusting motoren coördinator en assistent-coördinatoren motorploeg

• Motornummer met ontheffing
• Fluoriserend hesje met Challenge logo.
• Basic EHBO materiaal (verband, isodeken, handschoenen)
• Voorraadje mini-pylonen.
• Afzetlint.
• Isolatiedekens.
• Portofoon, oortje en spreeksleutel.
• GPS-tracker.